GoBD & Compliance
Revisionssichere Archivierung nach GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019), § 147 AO und § 257 HGB. Lückenlose Änderungshistorie, automatische Aufbewahrungsfristen – damit jede Betriebsprüfung zum Routinevorgang wird.
Das Problem
Die Lösung
Rocket DMS archiviert jedes Dokument unveränderlich mit vollständiger Protokollierung aller Zugriffe und Änderungen. Aufbewahrungsfristen werden automatisch gesetzt. Das Berechtigungskonzept stellt sicher, dass jeder nur auf Dokumente zugreift, auf die er Anspruch hat.
Funktionen
Einmal archivierte Dokumente können nicht überschrieben oder gelöscht werden. Jeder Zugriffsversuch wird protokolliert.
Wer hat ein Dokument wann gesehen, bearbeitet oder freigegeben? Jede Aktion ist lückenlos nachvollziehbar.
Gesetzliche Fristen nach § 147 AO (6 oder 8 Jahre) werden automatisch gesetzt. Ablaufende Fristen werden aktiv gemeldet.
Berechtigungen auf Dokument-, Ordner- und Rollenebene. Änderungsrechte entziehen, Leserechte protokollieren.
Wir liefern eine Schablone für das GoBD-Pflichtdokument – angepasst an Ihre konkrete Infrastruktur.
Datenschutzkonforme Speicherung auf deutschen Servern. Löschanfragen werden dokumentiert und fristgerecht umgesetzt.
Ablauf
Prüfung Ihrer aktuellen Ablagestruktur und Identifikation von Compliance-Lücken.
Übernahme aller Bestandsdokumente mit korrekten Aufbewahrungsfristen und Metadaten.
Einrichtung des Berechtigungskonzepts nach Rollen, Abteilungen und Dokumenttypen.
Vollständig GoBD-konforme Archivierung läuft produktiv. Verfahrensdokumentation übergeben.
Wir analysieren Ihre aktuelle Archivierungssituation kostenlos und zeigen konkret, welche Schritte zur vollständigen GoBD-Konformität noch fehlen.
Das Finanzamt kann bei einer Betriebsprüfung die gesamte Buchführung verwerfen, wenn Belege nicht ordnungsgemäß aufbewahrt wurden. Die Folgen:
Die GoBD definieren verbindliche Anforderungen an die digitale Buchführung. So erfüllt Rocket DMS jede davon:
← Tabelle scrollbar
| GoBD-Anforderung | Was das bedeutet | Rocket DMS |
|---|---|---|
| Unveränderlichkeit | Dokumente dürfen nach Ablage nicht verändert werden | ✓ Technisch gesichert, kein Überschreiben möglich |
| Vollständigkeit | Alle steuerrelevanten Belege müssen erfasst sein | ✓ Automatischer Import aus E-Mail, Scanner, ERP |
| Nachvollziehbarkeit | Jede Änderung muss protokolliert sein | ✓ Lückenloser Audit-Trail für jeden Zugriff |
| Zeitgerechtigkeit | Belege müssen zeitnah erfasst werden | ✓ Automatische Erfassung ohne manuelle Verzögerung |
| Aufbewahrungsfristen | 6 Jahre (Briefe) bzw. 8 Jahre (Buchungsbelege, § 147 AO) | ✓ Automatische Fristen bei Dokumentenimport |
| Verfahrensdokumentation | Beschreibung des DV-Systems ist Pflicht | ✓ Schablone für Ihre Verfahrensdokumentation |
| Ordnungsmäßigkeit | Systematische, übersichtliche Ablage | ✓ Kategorien, Tags, Dokumententypen |
Die GoBD erlauben es, Papierdokumente nach dem Scannen zu vernichten – wenn das Scan-Verfahren bestimmte Anforderungen erfüllt. Dieses „Ersetzende Scannen"(auch: TR-RESISCAN, BSI TR-03138) ermöglicht vollständig papierlose Büros ohne Compliance-Risiko.
Quellen: GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019, BStBl. I 2019, S. 1269), § 147 AO i.d.F. Jahressteuergesetz 2024, § 257 HGB, BSI TR-03138 (RESISCAN). Bitte im Einzelfall mit Ihrem Steuerberater abstimmen.
Jedes Unternehmen das digitale Buchführung betreibt, braucht eine Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt, wie Dokumente erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden – und muss dem Finanzprüfer auf Verlangen vorgelegt werden.
Schablone anfragen →